（1）会办单要求在规定时限截止日前进行电话回复，如果首次回复联系不到客户，要求在之后的一日内分三个不同时段，如上午、下午、晚上各回复一次。回复成功后，及时正确结案。
（2）回复时，针对客户来电所提需求，严格按照会办单上最终处理意见回答，要求回复内容准确、措辞得当。
（3）回复内容不能为空，必须简要记录回复的内容和客户的态度。
（4）若在回复中客户提出新的服务要求，应根据一站式服务的原则，准确答复处理。当场能答复解决的，直接将问题和答复情况记录在“回复”栏内即可。需要协调员支持的，要求协调员在规定的时间内给予回复。