催办的方式可以多种多样，一般说来，主要有以下四种方式：
（1）电话催办。当需承办的文件发出一定时间后，秘书人员便可用电话向有关单位或部门询问办理的情况。电话催办的间隔时间，各机关可根据具体情况而定。电话催办应有电话记录，将催办单位、接话人姓名、催办事项、答复情况、时间等内容记录在案，以备查考。
（2）发函催办。对外催办一般应采用发函催办的方式。各单位在催办工作实践中已总结出许多好的经验和方法。普遍实行《催办文件通知单》的形式，一式两份，一份寄给承办单位，一份留作备查。
（3）登门催办。对内催办经常采用登门催办的方式。即秘书人员亲自到承办部门，当面了解和询问文件办理的情况，督促尽快办理。登门催办的好处是，可以及时发现问题，加强情感交流和思想沟通。如发现承办部门在办理过程中遇到阻力或困难，应帮助搞好协调，设法克服困难，争取及落实。
（4）会议催办。这种方式对内对外都适用。尤其是对那些内容涉及几个单位的交办文件，因单位之间有意见分歧，迟迟未作处理，应请示机关主管领导人，召集有关单位的承办人开会，一起研究解决办法，以达到沟通思想，增进了解，统一认识，协商解决的目的。