一.办公自动化的定义目前在国际上并无一致性解释，按我国国务院电子振兴领导小组办公自动化专业组所下定义，办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。就一般意义而言，这一人机信息系统的规模和功能，既受行政组织机构、办公制度和办公环境等因素制约，又对这些因素的变化起重要的促进作用。
二.办公自动化的实施，对机关办公室管理的要求主要有三个方面：
1）人员素质。人们能否借助先进设备达到自动化，关键是人的能力，而非设备的可借助性能。借助先进设备的能力，必须成为办公室工作人员的基本素质。
2）管理手段。在办公自动化条件下，技术性手段成为管理的基本手段，所谓技术性手段主要指对计算机技术和通信技术的方法、措施的采用。有助于对行政机关的协调、保障和支持。
3）管理媒体。采用自动化办公手段，大量不同性能的现代电子设备成为办公室管理新媒体，其工作节奏为传统媒体的数十倍甚至数百倍，而且能在管理者非办公时间起自动工作的作用，如常见的电子邮箱、传真机等。管理媒体的变化，要求管理者必须＂理解＂媒体的作用，要做好无人状态的非工作时间的办公室管理工作。