利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。存储格式一般为：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。

磁性载体文件系指以磁性材料（如磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。

把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的一种档案目录。

分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。

全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合，按一定次序编排而成的一种档案目录。

案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。