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如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。
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按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。
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男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。
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文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。
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文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。
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文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。
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文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。
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如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。
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文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。
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文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。
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文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
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