具备话语组织能力可以说是言语交际的最基本的能力。在现代社会，人际交往频繁，言语交际的研究重点也已经从过去的书面交际扩展到口头交际，而且口头交际在谈判、商贸洽谈、导游、演讲、教学等活动中运用广泛。秘书在工作中迎来送往，包括电话联络等，都需要口头交际，需要根据语境需要、根据对方的目的意图灵活准确组织话语，或者根据需要撰写相应的书面材料，例如领导讲话、致辞等。例如领导接待客人或者会议致辞，需要秘书撰写一个简单的发言稿，作为秘书，就应具备迅速组织话语的能力，完成领导的工作。具备话语组织能力，要具备敏捷的思维，活络的头脑，较强的分析综合能力，能够结合语境和实际需要快速组织话语，做到主题突出，针对性强，适应话题的需要，并且语句连贯流畅，逻辑严密，用语规范。
这种能力需要广泛加强实践，多阅读名家名著，学习别人的话语技巧，总体上要有积淀，这样才能让话语呼之欲出，召之即来。
具备话语组织能力具体要求做到以下几点：
第一，主题要突出：明确话语目标，把要表达的主题清楚展示出来；
第二，语句要顺畅：具有条理性，不要东一榔头西一棒子，天上地下不要交叉说；
第三话语要清楚：无歧义，不罗嗦，不含混。
例如，唐代大诗人杜甫在《奉赠韦左丞丈二十二韵》：“读书破万卷，下笔如有神。”形容读书很多，学识渊博。
后人对这两句诗作过不同的解释，清代仇兆鳌的《杜诗详注》，对于“读书破万卷”中的“破”字举有三说，
一曰：“胸罗万卷，故左右逢源而下笔有神”。
二曰：“书破，犹韦编三绝之意。盖熟读则卷易磨也”。
三曰：“识破万卷之理”。
这三说，集中地反映了对“破”字的不同理解。概括起来就是：突破、磨破、识破。如果我们在平时注意这些方面的积累，那么具备话语组织能力就不成其为问题了。