其一是预防档案文件损坏的措施；
其二是对已损坏的文件的处置措施即抢救和修复措施。

1.党政系统分开行文；
2.一般应当逐级行文；
3.按隶属关系行文；
4.按职权范围行文；
5.行文其他规定事项。

1.规范和指导作用；
2.沟通和联系作用；
3.宣传和教育作用；
4.记录和凭证作用。