1.通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；
2.通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；
3.根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；
4.利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；
5.以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务；
6.将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；
7.通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。

（1）按照收件人的姓名分拣；
（2）按照邮件的重要性分拣；
（3）按照收件部门的名称分拣。