首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认；其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。第三，决定时间、地点时，要注意：
（一）星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后、对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时，不要安排约会；
（二）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等；
（三）如对约会地点没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等；
（四）约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。