（1）拟稿；
（2）核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
（3）签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。
（4）编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。
（5）缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。
（6）校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
（7）用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。
（8）登记；
（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。