（1）对于部分会后需要收回的文书材料，应分别将清退文书目录提前发给与会者，督促其按发文登记和文书编号逐人逐组清退，限期退还文书人员；如不愿退还，需作宣传解释工作并辅以必要的制度规定。
（2）对于部分与会者带走的文书，应要求与会人员使用完毕后，交给所在单位或部门登记管理，纳入该单位收文渠道，对这类“账外文件”，应与其他收文一样处理。

种类多样性、格式多样性、形成过程多样性、效用多样性。

多样性、成套性、时效性。

指体现会议主要议题，阐明会议宗旨、目的、任务和要求的文书。

指从会议的筹备到善后的一系列活动中形成和使用的文书。

宪法、法律、行政法规、地方性法规、行政规章。

条例、规定、办法。