在行政系统，意见这一文种不受行文关系的限制，可用于所有行文关系。
（1）作为上行文，意见具有请示的功能，上级机关应作为请示处理。
（2）作为下行文，意见具有指导和指示的功能，应当向下级提出明确的要求，以便下级机关遵照执行。
（3）作为平行文，提出的意见可供对方参考。

公文整理归档制度是文书部门将属于归档范围的公文进行系统化整理，并移交给档案部门的各项规定。

指对不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁，需要再留存一定时期以便日常工作查阅参考的公文采取的处置方法。