1.可以发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高整理工作的质量和整理工作的效率。
2.文书部门随时可以集中立卷、整理、防止文件散失，保持文件的齐全和完整，达到保守国家秘密的目的。
3.文书部门暂时保管的当年文件方便承办部门查阅。
4.按年度由文书部门集中归档立卷，可以保证案卷的质量，有助于机关档案室的工作的展开。

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