由于组织内存在岗位分工和专业化程度的差异，所以在主管与员工之间存在着信息不对称的情形，为了不断提升员工关注的层级，努力实现组织内评估双方的信息均衡分布，在主管与员工之间进行回馈沟通应该是经常的、及时的，并应该遵循这样一个重要的原则，即SMART原则：S--Specific。面谈要直接而具体，不能作泛泛的、抽象的、一般性评价。只有双方交流的是具体准确的事实，回馈才是有效的。M--Motivate。面谈是一种双向的沟通，为了获得对方的真实想法，主管应当鼓励员工多说话，充分表达自己的观点。A--Action。绩效回馈面谈中涉及到的是工作绩效，是工作的一些事实表现，需要讨论员工是怎么做的，采取了哪些行动与措施，效果如何，而不应讨论员工的性格等。员工的优点与不足都是在工作中体现出来的。性格特点本身没有优劣好坏之分，不应作为评估绩效的依据，对于关键性的影响绩效的性格特征需要指出来，但不应将它作为指责的焦点。R--Reason。回馈面谈需要指出员工的不足之处，但不需要批评，而应立足于帮助员工改进不足之处，找到绩效未达成的原因。主管如果从了解员工工作中的实际情形和困难入手，分析绩效未达成的原因，并给以辅助、建议，员工是能接受主管的意见甚至批评的，回馈面谈也不会出现攻守相抗的困境。T--Trust。信任是交流的基础，缺乏信任的面谈会使双方都感到紧张、烦躁，不能放开说话。而回馈面谈是主管与员工双方的沟通过程，沟通要想顺利地进行，要想达到理解和达成共识，就需要有一种彼此互相信任的氛围。主管应多倾听员工的想法与观点，尊重对方；向员工讲解清楚原则和事实，多站在员工的角度思考问题，勇于承认自己的过失，赢取员工的理解与信任。