从系统观点看，信息资源管理是指对整个信息系统的管理。按照信息产生和处理的次序，整个信息系统包括信息源（含收集）系统（一次信息系统）、信息检索（含存储）系统（--次信息系统）、信息研究（含加工）系统（三次信息系统）这三个子系统。但整个信息系统主要目标是传递信息，开展信息服务，故还应包括信息服务（含传递）系统。这四个子系统构成整个信息系统的业务体系。
从过程观点看，信息如同世界上所有的其他事物一样都有其发生、发展、成熟和消亡的过程，信息是一种具有生命周期的资源，信息生命周期是信息运动的自然规律，信息资源管理就是基于信息生命周期的一种人类管理活动。信息资源管理活动作为一个过程，是由若干相关而有序的环节组成。这些环节包括信息的收集、加工、存储、传递、维护与使用。

改善组织或机构获取、共享和利用知识的能力。

将结构化与非结构化的信息与人们利用这些信息的规则联系起来。