问答题X 纠错
(1)当前立卷工作存在的问题突出表现在以下两点:一是机关办公自动化与手工立卷的矛盾;
(2)立卷工作改革的目的主要有:简化立卷方法;立卷技术的普及;立卷工作现代化等.
(3)立卷工作改革的方向主要有:继承和发扬正确的传统立卷基本原理和思想,改革立卷的方法,与现代科学管理的方法和手段相适应;以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式;立卷工作与档案工作一体化.
(4)结合实际发挥.
一是传统的立卷方法不适应档案计算机管理的要求;
二是文书档案“一事一文”的特征非常明显,传统的档案管理模式只要稍加改革,就可以借助计算机辅助管理的优势。对大多数文书档案来说,都可实行平面化管理。但事实上文书档案中也有“一事多文”形式,如一次会议、活动、事件中产生的文件。如果将这些文书档案拆散,与“一事一文”的文书档案并列,进行平面化处理,会带来多方面的问题:
一是割裂了成套性档案中文件之间的有机联系,使档案的历史性价值受到损害。
二是分类层次混乱。“一事一文”和“一事多文”两种形式的档案实体从事由角度划分,属于同一个分类和管理层次。将不同层次的文件混在一起,势必带来分类层次的混淆。档案整理实际上存在着实体结构和目录结构两种方面。实体结构就是要按照全宗原则、实体分类原则及最低类目中档案特征整理方法,最大限度地保持文件材料之间的有机联系,它是目录结构的基础。目录结构是对实体结构的抽象,可形成与实体结构一致的体系,还可根据实际需要进行不同的组合,形成多样化的目录结构,以满足不同角度、不同层次的检索需要,目录结构相对实体结构更加灵活。为了方便档案信息管理和检索,可以对目录结构进行变通处理,将不同层次的内容进行组合。但对实体管理来说,一般还是应当最大限度地保持文件之间的层次结构。特别从长期档案保管的角度来说,更应如此。
三是不利于检索,文书立卷改革不仅是为了提高工作效率,也是为了提高检索质量,提高查全率、查准率。精确检索不仅包括对单份文件的精确查找,也包括对成套性档案的精确查找。对成套性文件实行平面化管理以后,固然满足了对每份文件的检索,但不利于成套性检索。而且,成套文件打散后,其中一些无独立性的文件事实上已经失去了检索意义。在实际操作中有将成套性文件紧靠在一起排列,或采用参见号的方式解决成套性问题,亦有不完善之处。
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