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门市借阅是指借助于科技档案日常借阅的制度和各种条件,向用户提供科技档案编研成品的一种传播途径。开展科技档案编研成品的门市借阅应注意以下几个方面:
(1)必须做好科技档案编研成品检索工具的编制工作。在科技档案部门,尤其是在科技档案编研成品的种类和数量较多的科技档案部门,编制编研成品的检索工具是非常必要的。在一般情况下,检索工具应以每一种科技档案编研成品为著录单元进行编制,著录的内容除了必须体现科技档案编研成品的内容特征和形式特征以外,还必须体现出该种科技档案编研成品主要信息内容的出处、科技档案编研成品的功能特点、传播形式以及类型等特征。
(2)必须存有一定数量的科技档案编研成品便于用户借阅。不论科技档案编研成品采用何种传播形式,科技档案部门都必须留存一定数量的科技档案编研成品,特别对一些大众化的、在实际工作.中常用的科技档案编研成品,如年鉴、科技史志更应如此,在决定留存数量时,一方面要考虑到用户利用的特点和规律,使所留存的数量必须满足在同一时间内最大用户数量的利用需求;另一方面也要考虑到科技档案部门的库藏条件,不能因留存大量科技档案编研成品而影响材料的正常入库和存放。
(3)必须明确划定科技档案编研成品的借阅范围。科技档案编研成品的借阅不能等同于一般图书资料的借阅,这是由科技档案编研成品的内容性质所决定的。科技档案编研成品的材料来源于科技档案信息,特别是某些编研成品,集中凝聚了有关某个企事业单位或某方面工作的全部机密内容,对于尖端科技的利用或对企业、事业单位的利益具有一定的影响。因此在开展编研成品的借阅工作中,明确划分借阅范围,制定适当的保密制度是必要的。
(4)要做好借阅情况和利用效果的登记工作。开展科技档案编研成品的借阅工作有个最大的特点,就是科技档案部门能与用户直接接触,这是科技档案部门收集各种反馈信息的较好时机。科技档案人员可以借助于此进行科技档案编研成品利用效果和需求规律的登记与分析,为以后有效的开展科技档案编研工作提供依据和参考。
以门市借阅作为传播科技档案编研成品的一种途径,具有传播周期短、可控制性强、利用效果反馈及时以及科技档案编研成品与科技档案材料配套发挥作用等优点。但是门市借阅是以用户上门为主要方式的,科技档案部门处于被动接待的地位,极大影响了传播范围和利用效果。
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