与纸质文件管理相比，电子文件管理中对成本和效益的关注尤其突出，这主要来自两个方面的原因：
一、是电子文件管理投入可能比纸质文件管理要大得多，尽管电子文件的高密度存储可以节省大量的存储空间，但是投入却可能大大超过纸质文件管理系统，静态保护难度更大，成本更高。
二、是信息化过程中各种组织更加注重信息资源的效益问题。