（1）物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录。物业管理文件材料产生于物业管理工作的每一个环节，每一道手续和程序都产生相应的记录。如果物业管理工作的手续和程序不标准或没有相应的标准可参照，或有了标准不执行，而造成物业管理文件材料不齐全或不标准，事后是很难全面、准确补回的。
（2）物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存。文件制成材料是承受并反映文件内容的物质材料，它由承受文件内容的载体材料和反映文件内容的记录材料组成。文件材料转化为档案进行长期或永久保存，其载体材料要宜于长期或永久保存，即必须选用耐久性能好的纸张和音像材料。
（3）物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学。物业管理文件材料转化为物业档案时其所记录的内容不能修改和删节。具体要求是：书写要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水或档案专用笔等耐久性好的记录材料，不得用或尽量不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料；文件编制要使用国家规定的简化汉字、专业术语、符号和计量单位；文件编制必须有编制（记录）时间、地点，有编制人签字，重要文件要有领导审批，须盖公章时应及时盖上公章；在不能避免复写纸复写的情况下，要保留书写版本，有些传真文件则要进行复印后一起保存，或要求传真者事后提交原件。