收集工作是归档文件整理的着要环节，是决定档案工作存在和发展的重要条件。档案工作的工作对象是档案，而档案又是文件材料转化而来的，转化的过程，就是文件材料收集归档的过程，没有文件材料的收集，就没有档案，没有档案，也就不可能有档案工作。档案数量多少决定档案工作规范的大小，档案质量高低决定档案工作的水平高低。从这个意义上说，文件材料的收集工作，是决定档案工作存在和发展的重要条件。

文书归档是指将所有的文书分别归类放置，以便于日后他人的查询和使用。