概括地说，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料，都应该立卷归档。
具体包括：
1、上级来文。即上级针对本机关的工作情况所发的与本机关有密切联系的文件。
2、本机关文件。即本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况的，在今后工作中还需要查考的发文及内部文件。这部分是立卷归档的重点。
3、下级来文。即下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件材料。
4、同级和不相隶属机关来文。

即在一年之终（一般在次年年初），在平时归卷的基础上，集中一段时间进行立卷的行为过程。

作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。

是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。