按作者特征立卷，有利于反映本机关的决策及与其它机关的联系，反映同一作者的活动；便于利用者了解文件的来源、行文关系、重要程度；也便于利用者按作者特征查找文件。

即在一年之终（一般在次年年初），在平时归卷的基础上，集中一段时间进行立卷的行为过程。

作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。

是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。