文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：
1、上传下达作用
2、公务联系作用
3、凭证记载作用

1、文件是由法定的作者制成和发布的。
2、文件有法定的权威和效用。
3、文件有规范的体式，并需经过一定的处理程序。

是指在一定工作部门或一定业务领域，根据某种特殊需要，专门形成和使用的文件。