心理学研究表明，人的行为无不具有目的性，而目的源于一定的动机，动机又产生于需要。由需要引起动机，动机支配行为并指向预定的目标，是人类行为的一般模式，也是激励赖以发生作用的心理机制和基础。
（1）需要。需要是指人对某种事物的渴求或欲望。当人们缺乏所需事物而引起生理或心理紧张时，就会产生需要，并为满足需要而采取行动。因此，需要是一切行为的最初原动力。一般而言，人的需要具有以下基本特性：多样性；结构性；社会制约性；发展性。
（2）动机。动机是在需要基础上产生的，引起和维持着人的行为，并将其导向一定目标的心理机制。动机是引发行为的更为直接的原因和现实动力。它体现着客观事物对行为的激励作用，并把行为引向能满足需要的具体对象。动机的产生依赖于两个条件，一是个体的生理或心理需要，二是能够满足需要的客观事物，又称外部诱因。一般情况下，前者处于既定状态，后者则能够人为地予以改变，引起期望的行为。
动机在激发行为过程中的具体功能表现在以下几方面：
①始发功能。即由动机唤起和驱动人们采取某种行动；
②导向和选择功能。动机总是具体指向某一目标，因而对行为具有定向作用；
③维持与强化功能。长久稳定的动机可以维持某种行为，使之持续进行。
（3）目标。目标是行为所要实现的结果。人们采取的一切行为，总是指向特定的目标。目标在行为过程中具有双重意义：一方面，目标表现为行为的结果。目标达到，需要得到满足，行为即结束。另一方面，目标又表现为行为的诱因。构成目标内容的是能够满足需要的各种对象性事物，如职位、金钱、荣誉等，它们在行为过程中推动着动机的产生，引导和调节着行为的方式与方向，从而成为诱导行为的主动因素。在管理实践中利用目标对行为的诱导作用，通过合理选择和设置目标，可以有效地激励和改善职工的行为。
除上述方面外，个性特征如兴趣、信念、价值观、气质、性格等也是激励赖以发生作用的重要心理因素。同一外部诱因会因职工的个性差异而导致完全不同的激励效果。