一、档案信息化
档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置与有效利用，最终实现档案信息资源共享。其含义有四点：一是档案信息的数字化和网络化；二是档案信息接收、存储、加工、传递和利用的一体化；三是档案信息的高度共享；四是档案管理模式的变革，即从以面向实体保管为重点，向提供档案实体的数字化信息服务为重心的转变，数字化信息服务是档案信息化的核心。
二、档案数字化
所谓数字化，一般是指把模拟信号转变为数字信号的过程。档案数字化，实质是档案信息的数字化，它是指将档案信息内容转换为计算机所能识别的数字代码的过程。档案数字化通常包括档案数字化输入；档案数字化转换；数字化档案接收。将传统档案信息输入计算机，由计算机提供档案信息为社会服务。它包括档案目录数字化和档案编研成果数字化。
三、档案信息化、数字化的关系
第一，档案信息化与数字化、网络化相比，是更为宏观的概念；
第二，档案数字化、网络化是档案信息化的物质基础和技术基础；
第三，档案数字化是网络化的前提；
第四，档案网络化是数字化的发展方向。

一、词表子系统在标引过程中的使用。
二、检索过程中词表的使用。指定和提示作用。