（1）有关油类和油性混合物的排放，由于船体损坏或裂缝而造成的油类外溢、货油装卸、航行中货物记录的内部传输、货油船的压载和清洗等记录均要求记入油类记录簿。
（2）每次作业完成后，有关作业的负责人员应签字，每记完一页后应由船长签字。
（3）记载时应使用船旗国官方文字，对于持有国际防止油污证书的船舶，还需同时有英文或法文的记录。
（4）填写时，日期、作业代号和细目的数码应记入相应的表格内，所要求的细节应按年、月、日顺序记入空栏，填写必须准确，并应在作业完成后尽快进行。
（5）如果在油类记录填写时出现错误，应用一条直线将其划去，并使原来的字迹依然清晰可辨，错误的填写应予以签字，并在其下方进行改正。
（6）应用擦不掉的墨水进行填写油类记录，并在完成最后一项记录后在保存3年。