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参考答案:

(1)明确发文主旨。任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来撰写的,一份公文的主旨体现机关领导意
图和发文目的,它是公文的灵魂和统帅。主旨通常包括:①公文的中心内容是什么。②根据公文的内容,准备采用何种公文名称。③要明确公文发送范围和阅读对象。
(2)收集有关材料。明确发文的主旨后,就可以围绕发文主旨来收集有关材料,进行一定的调查研究工作,这项工作的主要内容有:①收集、阅读和研究有关的文件材料。②深入下去,收集有关的实际材料。收集材料和调查研究是一个充分酝酿和进行构思的过程。不仅可使基本观点逐步深化和成熟,而且还可以收集到一些典型材料及有关的统计数据等,为文件的撰写打下一个比较坚实的基础。材料的收集必须做到:真实、典型、适用、时效。真实是材料的生命;选取的材料如果不典型,就不具有代表性和说服力;适用性和时效性则更是公文具有为反映和解决现实问题,指导工作的价值之所在。
(3)拟出写作提纲。材料收集起来以后,对一些篇幅比较长的公文来说,还要拟写出一个写作提纲,对公文的结构先有一个通盘考虑,全面安排,将公文的主要背景、轮廓勾画出来,进行具体的起草工作。
(4)认真起草正文。有一份好的写作提纲,就可以进行公文的起草工作了。首先是起草正文,正文的起草是公文撰写的重要步骤,应当注意以下问题:①把握好公文主题,选好用好材料。②观点正确,情况确实。③内容诊及的有关部门要经过会商,取得一致意见;④文字表述要简练,交代问题要清楚。
(5)反复检查修改。公文是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料,它要求表述表达准确、逻辑严密、行文流畅,更要不断修改,才能写出好的公文来。公文的修改,从主题思想到标点符号都要反复斟酌;主要有:①关于主题的修改。②关于观点的修改。③关于材料的修改。④关于结构的修改。⑤关于语官的修改。

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