问答题X 纠错张秘书请李副局长到阅文室看机密文件。李副局长说:“我正忙着,请你把文件送到我办公室来吧。”按规定,重要机密文件应在阅文室看,但领导说了,张秘书只好送了过去。李副局长说,放在这里吧,等我看了就还过去。但当时没有签字,后来他又外出开会去了。几天后,上级机关要收回那份文件。张秘书找李副局长收回文件,可李副局长把此事忘得一干二净,说他没拿此文件,是不是张秘书自己弄丢了。秘书若丢失了机密文件,可是个大事故,急得张秘书满头大汗,四处寻找。后来,还是在李副局长的办公室里找到了它。

参考答案:公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见,及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。它是文书处理工作中的比较重要的环节,是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。笔者通过公文传阅的工作实践,对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作,有了一些粗浅的认识,主要有如下几个方面:
(1)公文传阅的不可替代性
公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程,通过公文传阅互相通气,交换看法,可以避免对一些问题产生歧义,有助于领导之间取得共识;通过公文传阅,集领导亲笔签署意见于一纸,可以实现公文处理过程的完整记录,形成准确的文书档案;公文传阅与复制分送相比,慢中见快,所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上,可以提高办事效率,避免失误、遗忘和其它漏洞。
(2)公文传阅的多样性
公文传阅工作看似简单,其实是一项重要而复杂的工作。如果不采取适当的传阅方式,就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度,造成积压、断线,乃至出现泄密、丢失文件的现象。公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。
(一)专传是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。为确保在很短的时间内阅毕,并杜绝泄密,文秘人员必须严格按照限定的阅知范围,亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批,坐候领导阅完签名、注明时间,再由送文人直送下一位阅文领导,直至传阅全程终结。(二)回传即后面阅批人的指示意见需向前面已经作过指示的领导通报,是一个倒流的传阅过程。这种传阅方式通常是领导A对一个文件已作了批示,要求传给领导B和领导C阅知,B同意A的意见,而C却批了同A相反的意见,这时文秘人员应将C的意见回传给A和B,目的就是使他们的意见能够互通。而且对于一些批交部门办理的文件,如果领导的意见不一致,承办部门就会无所适从。
(三)集中传阅是指因紧急程度或密级所要求,一份公文需在极短的时间内由多人传阅,而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时,将阅件人集中在一起传阅公文的方式。公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在,而是相互联系,有时是交叉使用的。文秘书人员在具体操作时,要根据领导的要求和各自的工作习惯,合理地组织传阅。但无论采用哪种传阅方式都必须遵循有序、及时、安全的原则。
(3)公文传阅的原则
(一)有序的原则。公文传阅,顺序很重要,在实际操作中,文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序,又不能死搬硬套,要特殊情况特殊处理,否则,不仅会给领导之间造成矛盾,而且还会影响公文的效率和质量。
(二)及时的原则。公文传阅的时效性很强,快速和及时是公文传阅的基本要求。怎样才能保证公文及时传阅呢?一是取送及时。收到文件之后,马上进行清点、登记、分发,保证了公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广,需要很多领导和部门阅知,如果始终按一个固定顺序传阅,遇上领导外出开会或办事,定会影响传阅的时间和进度。因此,不失时机地适当地调整一下传阅顺序,便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办,并且时效要求较强的,如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处,势必耽误部门办理。主要领导阅后,即可给承办部门阅办,然后接着送其他领导传阅。
(三)安全的原则。一是建立文件的接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。避免了盲目传阅,出现文件遗失的情况,就能知道问题出在哪个环节上,既利于查寻,又便于确定责任。二是公文传阅要由专人负责到底,其他人员均不得代行其职。文秘人员一人经手,全权负责,以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅,既不能随意扩大,也不能随意缩小;既不能多传一个人,也不能少传一个人。
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