禀由书札演变为公文的原因，可从两方面考察：
其一，外在影响因素正式设置的上行文种详文，对实际公务的推动方式，难以适应需要。
具体而言：
（1）清代用详颇为慎重。事非重大，不宜用详。
（2）详要求呈于直接上司，如果需要申报更高级的衙门，必须由直接上司按组织系统层层转详，故而运转程序繁复。
（3）详须请上级批示。为避免因上级不批准而有失颜面，宜采用非正规之文作为替代。其二，作为书札的禀文，程式用语大为简化，不必使用例行的公文套语，书写较为自由。在行文关系上，也不受既定公文运转程序的制约。禀文对实际公务的推动方式较为合理、适应性能较强，是得以演变为公文的内在原因。
禀未设置为正规文种的原因：禀虽转化为公文并普遍使用，但由于清政府的保守性，一直未在典章法规中将其明定为正规文种。