在录入数量时，系统自动进行实时控制：库存数量不能低于最低储量，否则发出提示信息。

所有的出入库单据均由系统按不同仓库加收发标志自动排列编号，用户不能编辑。即每个仓库入库单和出库单都从1号开始，对于网络用户，如果是几个人同时制单时，单据号只有在单据已填制并经确认完毕后才给出，在单据保存前，系统提示了一个参考单据号，如果网络版只有一个人制单或在单用户上制单时，单据上的单据号即是正在填制的单据号。

存货的仓库代码和计价方式应直接存于入库单文件中。

存货的销售属性是指具有该属性的存货可用于销售，发货单、发票、销售出库单等与销售有关的单据参照存货时，参照的都是具有销售属性的存货。开在发货单或发票上的应税劳务，也应设置为销售属性，否则开发货单或发票时无法参照。

在初始设置时，仓库、部门、收发类别等的设置必不可少。

在存货子系统进行系统初始化时，不用进行增值税率设置。

企业在实际采购过程中可能采用不同的采购类型，如生产采购、产品开发采购、委托加工采购、定量采购、零星采购、进口采购等，企业所处的行业不同，其采购类型也不尽相同。因此，必须采用定点开发的方式，将企业的采购类型固化到采购与付款子系统中。

在采购与付款子系统中，手工辅助采购结算模块的功能是计算机根据采购订单号自动从采购订单文件、存货子系统中的入库单文件中选择出与正在录入的发票相关的数据进行核对。当发现暂估入库货物的暂估单价与发票单价不相符时，系统将反映该笔先入库后报销的采购入库业务的入库单、采购发票以及采购订单数据显示在屏幕上，辅助财会人员进行采购结算。因此，手工辅助采购结算比手工环境下的采购结算更加先进。

采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议或者经济合同。主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货、什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。

请购者需要购买存货时，通过录入请购单模块将需申请采购的部门、采购的存货、采购时间、交货时间等信息送入计算机，并保存在存货档案文件中。