辽代南面官有枢密院和中书、门下、尚书三省机构。中书省内设有中书舍人院，负责起草外制；门下省设有起居舍人院，负责记录统治着言行和重大政治活动；并有通事舍人院，负责传达、宣布诏命；有符宝司，负责保管印章；有登闻鼓院、匦院，置有谏议大夫、补缺、拾遗等。

（1）撰写
（2）用纸
（3）封套
（4）封匣
（5）递呈
（6）批阅
（7）发还
（8）缴回

（1）决议案；
（2）宣言；
（3）纲领；
（4）章程；
（5）通告；
（6）报告；
（7）组织法；
（8）指示信；
（9）会议记录

商朝末年，朝廷中出现了秘书机构太史寮，是至今我国历史上最早诞生的中央秘书机构。

侍立天子之侧，为天子提示遗忘之事，回答天子提问的史官。

宋代仿照唐代匦使院，设立鼓司，受理天下文书。景德四年改称登闻鼓院，简称鼓院，是皇宫的信访机构。

雍正五年设置，负责检查、汇报交各部议复公文的办理情况和核对收存谕旨。

调阅制度是指各单位因工作需要查阅档案，须经单位主管人批准；如外借得按时归还等。