（1）安排领导活动内容上的差异；
（2）群体与个体的差异；
（3）注意事项上的差异

（1）目的相同；
（2）资料的种类相似；
（3）收集处理的方式大体相同；
（4）资料选择的标准大体相似

会名、内容、时间、地点、统治对象都是不可缺少的。

（1）纵向历史发展比较的关节点；
（2）横向现实状态比较的对应点；
（3）职能活动比较的特征点

对需要批准、批示、转发等须办文件，根据内容和领导分工，提请主管领导人批示，或请有关职能部门办理。

秘书通过与领导进行这种信息沟通和思想交流，秘书更了解领导对参谋辅助的需要，有利于其更为主动地向领导提供有效的辅助和服务。

公元前30年后，古罗马进入帝国时期，皇帝专权独裁。皇帝命令及有关文件就形成皇帝文书档案，并建专门的文件档案保存。