1）收集：收集应归档的文件材料，齐全完整
2）归档判断：判断文件是否归档，依照归档范围，慎重决定文件去留
3）确定期限：确定归档文件的保管期限，准确客观
4）分类：年度-机构（问题或文号）-期限，分类方法科学、适用，保持相对稳定
5）编制页码
6）装订
7）排序
8）盖档号章
9）电脑著录
10）装盒排架
11）打印目录
12）编制检索工具

（1）文件与档案是同一事物在不同阶段上的称呼；
（2）档案是归档后经过筛选、经系统整理的的文件。