（1）一般来说，凡是反映本机关工作活动、已经办理完毕、具有查考利用价值的文件材料均需立卷。
（2）具体地说通常从四个方面来确定，即上级来文、本机关文件、下级机关来文、同级或不相隶属机关的来文。
（3）凡针对本机关的指导性文件或本机关需要贯彻执行、于本机关业务有关的文件；反映单位主要职能活动和基本情况的文件；呈送本机关的请示性或汇报性文件；有参考价值的文件都应立卷。

（1）移交方式；
（2）交接检验；
（3）交接手续。

（1）电子文件的背景信息收集要齐全；
（2）电子文件的元数据收集要全面；
（3）电子文件的暂存收集环境要安全。

（1）一是按照排列的先后顺序依次装盒。
（2）二是不同类别文件分开装盒。
（3）三是文件装盒数量适中。