通用性：可供全国各机关、团体、企事业单位使用。
依据性：各系统、各机关可以按照通用档案保管期限表的原则精神，结合各自的实际情况来制定各自范围的档案保管期限表。表中各条款的保管期限，应相当于或略长于“通用表”中相应条款的保管期限，而不能任意缩短。